Tabiatın şiiri hiç bitmez.  

Toplantılar İçin Yapılacak Hazırlıklarda İzlenmesi Gereken 7 Adım
 
 
Toplantılar İçin Yapılacak Hazırlıklarda İzlenmesi Gereken 7 Adım
 
Kurumsal bir toplantıyı düzenleyen kişinin ön hazırlıkları yaparken göstereceği performans, o toplantının başarılı olup olmayacağını veya zaman israfından öteye gidip gitmeyeceğini belirleyen kriterlerden biridir. Bir toplantının hazırlığı yapılırken dikkate alınması gereken temel noktalar, toplantının amacının ne olduğu, hangi konuların görüşüleceği, ne zaman ve nerede yapılacağı, toplantıya kimlerin katılacağı olmalıdır. Toplantıyı planlanlayan kişi bu kriterleri esas alarak hazırlıklarını tamamlamalıdır.
Başarılı ve etkileyici bir toplantıya imza atılmak isteniyorsa ayrıntılara önem verilmeli, yapılacak hazırlıkların tüm aşamalarında her detay ayrı ayrı ele alınmalıdır. Bu detaylar arasında yer alan toplantı yeri seçimi, toplantı organizasyonu yapan herkesin titizlik göstermesi gereken bir konudur. Toplantıya katılanlar toplantının içeriği kadar, bulunacakları mekanda rahat edip etmeyeceklerini de önemserler. Bir toplantının verimli geçmesi için katılımcıların motivasyonlarının yüksek tutulması gerekir.
Bu nedenle toplantı salonu seçmeden önce salon alternatifleri incelenirken her türlü detay araştırılmalıdır.
Peki, seçilen yerin yanı sıra hangi detaylara önem vermek bir toplantının başarısını etkiler?
Toplantılar İçin Yapılacak Hazırlıklarda İzlenmesi Gereken 7 Adım
1- Resmi toplantılar için bilgilendirme yaparken mutlaka yazılı yapın.
2- Katılımcıların kim olacağını doğru belirlemek oldukça önemlidir. Bu nedenle toplantı gündemine bağlı olarak, toplantıda mutlaka bulunması gereken katılımcıların atlanmaması ve toplantıya davetleri gerekir. Hem şirket içindeki katılımcıları hem de şirket dışından gelecek katılımcıları belirlerken toplantının amacına ulaşmasını ve sonuç alınmasını sağlayacak kişileri dikkate almak gerekir.
3- Katılımcıları belirledikten sonra, toplantı gününü, saatini, yerini ve gündemini katılımcılara mümkün olduğunca erken bildirin. Özellikle toplantının süresi uzun olacaksa katılımcıların programlarını belirleyebilmeleri için makul bir süre öncesinde bilgilendirme yapmak gerekir. Özellikle uzaktan gelecek katılımcıların seyahatlerini planlayabilmeleri için diğer katılımcılara oranla daha fazla süreye ihtiyaçları olacaktır.
4- Toplantı davetiyesine verecekleri cevap için, toplantı daveti gönderilen kişilere zaman sınırı bildirmek katılımcı sayısını erken belirlemek ve hazırlıkların aksamaması açısından faydalı olacaktır.
5- Planladığınız toplantının gündemini belirlerken toplantı konularının özetlenmesini ve akılda kalmasını sağlayacak bir bitiş kısmı hazırlayın. Bu kısım, toplantıda alınan kararların gözden geçirilmesi açısından etkilidir ve toplantıda konuşulan konuların toparlanmasını sağlar.
6- Toplantı gününü ve saatini belirlerken özellikle büyük şehirlerdeki trafik yoğunluğunun fazla olduğu zamanları dikkate alın. Katılımcıların verimli çalışabilmesi için mümkünse haftanın ilk günü olan pazartesi günü sabahı erken saatlerde ya da cuma günü öğleden sonra tüm haftanın yorgunluğunun ortaya çıkmaya başladığı saatlerde toplantı organize etmemeye dikkat edin.
7- Toplantı salonunu ayarlarken, ne büyüklükte ve hangi özelliklere sahip bir yer istediğinizi dikkate alarak yeri belirleyin. Özellikle tüm gün ya da uzun saatler sürecek toplantılarda katılımcıların rahatı ön planda tutulmalıdır. Bu nedenle gereken oturma düzenini rahatlıkla yapabileceğiniz, rahat masa ve koltuklara sahip, havalandırma ve ışıklandırmanın iyi olduğu, teknik donanımı yeterli bir salon belirlemeye özen gösterin. Toplantının başarısını arttırmak, katılımcıları memnun etmek istiyorsanız, Sangha gibi farklı ve ilgi çekici mekanlar tercih etmenizde fayda var.
Toplantı organizasyonlarınız için farklı ve katılımcılarınızı memnun edecek mekanlar arıyorsanız Sangha’nın web sitesini inceleyebilir, www.sanghaegitimsalonlari.com adresinden bilgi alabilirsiniz.
Sangha toplantı salonları toplantılarınız sırasında ihtiyacınız olacak gerekli fiziki ve teknik donanımları karşılayacak özellikte tasarlanmıştır. Kahve molalarında temiz orman havası almak, öğle yemeklerini doğanın içinde yeşillikler seyrederek yemek, toplantıya davet edeceğiniz kişilerin farklı bir gün geçirmesini sağlayacak, motivasyonu yükselen katılımcıların toplantıda çok daha verimli olmalarına imkan tanıyacaktır.
 

 


Ekleyen Bir Demet Nergis
Tarih 16.6.2016 16:27:22
Yazdır Yazdır
Okunma 1370
Eklenen Yorumlar 
  • Diğer Başlıklar
  • Hoşgeldin Yeni Yıl!
  • 30 AĞUSTOS ZAFER BAYRAMI KUTLAMALARI
  • Sevgililer Gününüz kutlu olsun
  • Çalışan Gazeteciler Basınımızın isimsiz kahramanlarıdır...
  • “YOKSULLUKLA MÜCADELEDE KADININ YERİ”
  • Gönülleri buluşturan Keçiören Sofrası
  • “3 Aralık Dünya Engelliler Günü”
  • AŞKI'DA OKUYARAK ÖĞRENDİM
  • Atatürk, bizim içim bir onurdur
  • USTALARDAN ‘’ÖZGÜR GEZİ’’ FOTOĞRAF SERGİSİ
  • Son : 10 Gösteriliyor | Devamı ->

     

           

    Bu websitesi 1360x768 pixel'de en iyi görüntüyü vermektedir. http://www.birdemetnergis.com/ ® 2013. Tüm Hakkı Saklıdır.      Site İçeriği İzin Almadan Kullanılamaz.   Tasarım: Linear Yazılım